Assistant de Gestion - Administration des ventes H/FContexte de la mission: Dans le cadre de son développement, Viveris recherche un(e) Assistant(e) de gestion- administration des ventes pour venir renforcer son équipe.Rattaché(e) à la Responsable ADV, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'agence.
Vos responsabilités:
Administration des ventes et gestion de la facturation:
- Récupérer, vérifier et saisir dans l'ERP toutes les données nécessaires à la facturation : contrats, bons de commande, feuilles de temps, processus spécifiques clients
- Produire et suivre la facturation mensuelle
- Contrôler, saisir et valider les notes de frais des collaborateurs
- Valider et saisir les factures fournisseurs
- Assurer la coordination avec les services commerciaux, gestion, RH
Support à la vie de l'agence et aux collaborateurs
- Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs
- Gérer les relations courantes avec les ingénieurs, clients et sous-traitants
- Participer activement à l'animation de la vie de l'agence : organisation des événements internes, temps conviviaux, réunions d'équipe, etc.
Gestion administrative et services généraux
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs, clients et collaborateurs
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des documents administratifs
- Veiller à la bonne gestion des moyens généraux : fournitures, matériel, organisation des espaces
Profil recherché:
- Formation Bac +2/3 en gestion, administration, comptabilité ou équivalent
- Expérience réussie (minimum 3 ans) dans un poste similaire (idéalement dans un environnement de services ou d'ingénierie)
- Maîtrise des outils bureautiques et idéalement d'un ERP
- Rigueur, sens de l'organisation, réactivité et autonomie
- Excellent relationnel, sens du service et goût pour le travail en équipe
Nos avantages :
- Rémunération attractive et évolutive,
- Mutuelle familiale à garantie haute,
- Tickets restaurant pris en charge à 60%,
- 100% titre de transport urbain remboursé,
- Primes d'intéressement, de participation et de cooptation,
- Formation continue avec LinkedIn Learning et nos communautés techniques.
Viveris est un groupe de conseil et d'ingénierie spécialisé dans la conduite et la réalisation de projets dans les domaines de l'informatique et de l'électronique.
S'engager avec Viveris, c'est l'assurance de relever des défis techniques et humains tout en travaillant sur des projets innovants dans un environnement collaboratif et solidaire.
Le Groupe Viveris accompagne, en France, en Belgique et au Maroc, la transformation digitale des entreprises et de leurs produits. Nos ingénieurs interviennent dans 4 métiers complémentaires : les systèmes d’information, l’informatique technique, les systèmes embarqués et les systèmes & réseaux. Quelques chiffres : - Création : 1986 - 12 implantations (en France, en Belgique et au Maroc) - 910 collaborateurs - 4 métiers, 10 expertises et 5 solutions Rejoindre Viveris c'est : - Intégrer une entreprise engagée, moderne, dynamique et créative ; - Accéder à une large diversité de projets sur les secteurs les plus innovants ; - Bénéficier d'une formation continue et d'un accompagnement dans la gestion de sa carrière et de sa mobilité. ------------------------------------------------------------------- Nos valeurs : INNOVER Crée par des ingénieurs pour des ingénieurs, l'innovation est l'ADN du groupe. Viveris s'implique dans les projets de ses clients en proposant des approches innovantes, tant en termes de technologies et d’architectures que de modèles économiques. SIMPLIFIER L'innovation est au cœur de notre métier et simplifier est devenu culturel et primordial. C'est pourquoi, Viveris s'engage à proposer des solutions simples et pérennes, tout en créant des relations de qualité entre l'ensemble des parties prenantes (clients, partenaires, collaborateurs). PARTAGER Pas de passion sans partage. Il suffit de rencontrer les équipes du groupe pour s’en convaincre. Viveris agit au quotidien pour transmettre ses savoirs à ses clients, accroître le niveau d’intervention de ses collaborateurs et partager la passion de ses métiers avec les futurs diplômés.